1. Aperçu
Il est important de mettre en place une procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels pour garantir la protection de la vie privée des individus, se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels, prévenir les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels et les atteintes à la sécurité, maintenir la confiance des clients et protéger la réputation de l’organisation.
2. Objectif
Le but de cette procédure est de garantir la protection de la vie privée des individus et de se conformer aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.
3. Portée
La portée de cette procédure devrait couvrir l’ensemble du cycle de vie des renseignements personnels, depuis leur collecte jusqu’à leur destruction. Elle concerne tous les employés et parties prenantes impliquées dans la collecte, le traitement, la conservation, la destruction et l’anonymisation des renseignements personnels conformément aux exigences légales et aux bonnes pratiques en matière de protection de la vie privée.
4. Définitions
Anonymisation : processus de modification des renseignements personnels de manière à ne plus permettre en tout temps et de façon irréversible l’identification, directe ou indirecte, des individus concernés.
Conservation : stockage sécurisé des renseignements personnels pendant la durée requise.
Destruction : suppression, élimination ou effacement définitif des renseignements personnels.
Entreprise: 10146200 Canada Inc. (Myelin Solutions)
Renseignements personnels : toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
Services: Tout logiciel, offert par l’entreprise, téléchargé par le client sur un appareil électronique.
5. Types de données collectées
5.1 Données personnelles d’identification
Les données personnelles d’identification peuvent inclure, sans y être limitées:
-
Adresse courriel
-
Nom complet
-
Informations bancaires
-
Date de naissance
-
Toute information utilisée pour contacter ou identifier un client
-
Adresse de protocole internet de l’appareil utilisé par le client
-
Identifiants uniques de l’appareil utilisé par le client
5.2 Données statistiques d’utilisation
Les données statistiques d’utilisation peuvent inclure, sans y être limitées:
-
Type et version du navigateur
-
Services utilisés
-
Données consultées
-
Date et heures de l’utilisation de l’application
-
Temps passé sur l’application
-
Statistiques d’interaction avec les données
-
Toutes autres données permettant le diagnostique de problème informatique
5.3 Données entrées par le client lors de l’utilisation des services
Les données entrées par le client lors de l’utilisation des services peuvent inclure, sans y être limitées:
-
Tous documents téléversés dans un compte, incluant les photos, vidéos, images et textes.
-
Toute donnée enregistrée dans un compte, par le client, lors de l’utilisation d’une ou des applications
4. Procédure
4.1 Utilisation des données
4.1.1 L’entreprise utilise les informations personnelles des clients pour fournir et améliorer ses services. Cela inclut, sans y être limité:
-
Établir des statistiques d’utilisation des services
-
Gérer les accès des clients
-
Exécuter un contrat entre l’entreprise et le client
-
Répondre aux demandes d’un client concernant ses propres données
-
Contacter un client pour des raisons essentielles au bon fonctionnement des services. Cela inclut, sans y être limité:
-
Répondre à la demande d’un client
-
Exécuter un contrat entre l’entreprise et le client
-
Aviser d’une mise à jour de sécurité
-
-
Contacter un client pour des offres spéciales ou des informations générales sur l’entreprise ou les services, lorsque le client l’y autorise.
4.1.2 En utilisant les services, le client accepte la collecte et l’utilisation d’informations conformément à la présente politique.
4.2 Durée de conservation
4.2.1 Les renseignements personnels ont été catégorisés de la façon suivante :
-
renseignements concernant les employés de l’entreprise et les membres du conseil d’administration,
-
renseignements concernant les clients.
4.2.2 La durée de conservation pour chacune de ces catégories a été établie de la façon suivante :
- Employés de l’entreprise et membres du conseil d’administration : variable en fonction du type de renseignement personnel
-
Clients : variable en fonction du type de renseignement personnel
4.3 Méthodes de stockage sécurisé
4.3.1 Le degré de sensibilité de chacun de ces lieux de stockage a été établi ainsi:
-
Niveau 1 : Données très sensibles de l’entreprise ou de clients
-
Niveau 2 : Données internes sensibles
-
Niveau 3 : Données internes qui ne sont pas destinées à être divulguées au public
-
Niveau 4 : Données pouvant être divulguées au public
4.3.2 Les renseignements personnels se trouvent aux endroits suivants :
-
Serveurs des bases de données Neo4J des application Mylin et Synerpsy (niveau de sensibilité 1,2,3 et 4(4 étant désignées de type public par notre base de données.)
-
Serveurs des bases de données Postgres des application Mylin et Synerpsy (niveau de sensibilité 1)
-
Serveurs contenant l’historique d’activité des applications Mylin et Synerpsy (niveau de sensibilité 2 et 3)
-
Données des employés
4.3.3 Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numérique, sont adéquatement sécurisés.
4.3.4 L’accès à ces lieux de stockage a été restreint aux seules personnes autorisées.
4.4 Destruction des renseignements personnels
4.4.1 Pour les renseignements personnels sur papier, ils seront totalement déchiquetés.
4.4.2 Pour les renseignements personnels numériques, ils seront totalement supprimés des appareils de l’entreprise (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.
4.4.3 Le calendrier de destruction en fonction de la durée de conservation établie pour chaque catégorie de renseignements personnels a été créé.
4.4.4 La destruction sera réalisée de manière à ce que les renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.
4.4.5 Le client peut demander à l’entreprise, via courriel ou téléphone, la destruction de ses données personnelles.
4.4.6 La destruction des données personnelles d’un client se feront dans un délai raisonnable.
4.4.7 Ce délai raisonnable inclut un temps de suppression des sauvegardes de l’entreprise, réalisées dans l’intérêt évident du client (récupération de données en cas de perte de données)
4.5 Anonymisation des renseignements personnels
4.5.1 L’anonymisation des renseignements personnels utilisés dans les application est effectuée.
4.5.2 La méthode d’anonymisation des renseignements personnels choisie est la suivante :
-
Dé-identification: Les renseignements permettant d’identifier directement un client sont conservés séparément du reste des informations.
4.5.3 Les types de renseignements considérés comme permettant d’identifier un client sont, sans y être limités, les données personnelles d’identification.
4.5.4 Les types de renseignements considérés comme ne permettant pas d’identifier un client sont, sans y être limités, les données entrées par le client lors de l’utilisation des services et les données statistiques d’utilisation
4.5.5 Les renseignement considérés comme publics sont, sans y être limités, les données qu’un client aura explicitement identifiées comme étant publiques
4.5.6 Lors de la suppression des renseignements personnels, seuls les données publiques seront conservées.
4.6 Partage des informations personnelles
4.6.1 L’entreprise peut partager les données d’un client dans les situations suivantes:
-
Exécuter un service qui nécessite l’utilisation d’un fournisseur externe. Les fournisseurs externes ont leur propre politique de confidentialité. Les fournisseurs externes incluent, sans y être limités:
-
Vendre l’entreprise en tout ou en partie à une autre société.
-
Collaborer avec une entreprise partenaire. Dans cette situation, l’entreprise partenaire est tenue d’honorer cette politique. Les entreprises partenaires peuvent inclure, sans y être limitées, une société mère, une filiale ou toute autre organisation contrôlée par l’entreprise.
-
Permettre au client d’interagir avec d’autres clients lors de l’utilisation des services. Lorsque le client partage des informations personnelles ou interagit de toute autre manières dans les espaces publics avec d’autres clients, ces informations peuvent être consultées ou diffusées publiquement.
-
Répondre à une obligation légale
4.7 Formation et sensibilisation du personnel
4.7.1 Une formation régulière des employés sur la procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée, sera effectuée.
4.7.2 Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.
Dernière mise à jour : 10 octobre 2023
Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels
1. Aperçu
Cette procédure vise à répondre aux craintes et aux préoccupations de confidentialité et de protection des renseignements personnels de nos clients.
2. Objectif
Le but de cette procédure est de fournir un mécanisme structuré pour gérer les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels émanant de nos clients.
3. Portée
Cette procédure s’applique à notre équipe interne chargée de la gestion des demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels. Elle couvre toutes les informations publiées sur nos plateformes en ligne, y compris notre site web, nos applications mobiles, nos bases de données ou tout autre support numérique utilisé par nos clients.
4. Définitions
Suppression des renseignements personnels : action d’effacer complètement les données, les rendant indisponibles et irrécupérables.
Désindexation des renseignements personnels : retrait des informations des moteurs de recherche, les rendant moins visibles, mais toujours accessibles directement.
La suppression élimine définitivement les données, tandis que la désindexation limite leur visibilité en ligne.
5. Procédure
5.1 Réception des demandes
5.1.1 Les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par l’équipe responsable désignée.
5.1.2 Les clients peuvent soumettre leurs demandes par le biais de canaux spécifiques, soit l’adresse courriel ou le numéro de téléphone de l’entreprise.
5.2 Vérification de l’identité
5.2.1 Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable.
5.2.2 Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
5.2.3 Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’entreprise peut refuser de donner suite à la demande.
5.3 Évaluation des demandes
5.3.1 L’équipe responsable doit examiner attentivement les demandes et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la désindexation ou à la suppression.
5.3.2 Les demandes doivent être traitées de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus.
5.4 Raisons d’un refus
5.4.1 Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer ou de désindexer des renseignements personnels :
-
Pour continuer à fournir des biens et des services au client ;
-
Pour des raisons d’exigence du droit du travail ;
-
Pour des raisons juridiques en cas de litige.
5.5 Désindexation ou suppression des renseignements personnels
5.5.1 L’équipe responsable doit prendre les mesures nécessaires pour désindexer ou supprimer les renseignements personnels conformément aux demandes admissibles.
5.6 Communication du suivi
5.6.1 L’équipe responsable est chargée de communiquer avec les demandeurs tout au long du processus, en fournissant des confirmations d’accusé de réception et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de leur demande.
5.6.2 Tout retard ou problème rencontré lors du traitement des demandes doit être communiqué aux demandeurs avec des explications claires.
5.7 Suivi et documentation
5.7.1 Toutes les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels, ainsi que les actions entreprises pour y répondre, doivent être consignées dans un système de suivi dédié.
5.7.2 Les enregistrements doivent inclure les détails des demandes, les mesures prises, les dates et les résultats des actions effectuées.
Dernière mise à jour : 10 octobre 2023
Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels et de traitement des plaintes
1. Aperçu
Puisqu’une personne peut demander à accéder aux renseignements personnels qu’une organisation détient sur elle, ou pourrait également formuler des plaintes, il est important d’avoir des balises prédéfinies pour répondre à ce type de demande.
2. Objectif
Le but de cette procédure est de garantir que toutes les demandes d’accès sont traitées de manière confidentielle, rapide et précise, tout en respectant les droits des individus concernés.
3. Portée
La portée de cette procédure concerne les acteurs internes responsables du traitement des demandes d’accès et du traitement des plaintes, ainsi que les individus souhaitant accéder à leurs propres renseignements personnels.
4. Procédure de demande d’accès
4.1 Soumission de la demande
4.1.1 L’individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisation. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal.
4.1.2 La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.
4.1.3 Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.
4.2 Réception de la demande
4.2.1 Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l’individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.
4.2.2 La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.
4.3 Vérification de l’identité
4.3.1 Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
4.3.2 Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
4.4 Réponse aux demandes incomplètes ou excessives
4.4.1 Si une demande d’accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l’individu pour demander des informations supplémentaires ou clarifications.
4.4.2 L’organisation se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.
4.5 Traitement de la demande
4.5.1 Une fois l’identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels ou toute autre personne désigné par celui-ci, procède à la collecte des renseignements demandés.
4.5.2 Les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, seront consultés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.
4.6 Examen des renseignements
4.6.1 Avant de communiquer les renseignements personnels à l’individu, le responsable de la protection des renseignements personnels ou toute autre personne désigné par celui-ci, examine attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits.
4.6.2 Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable de la protection des renseignements personnels ou toute autre personne désigné par celui-ci, évalue s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.
4.7 Communication des renseignements
4.7.1 Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l’individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.
4.7.2 Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’individu par voie électronique, par courrier postal sécurisé ou en personne, selon les préférences de l’individu et les mesures de sécurité appropriées.
4.8 Suivi et documentation
4.8.1 Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d’accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.
4.8.2 Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d’accès.
-
Date de réception de la demande ;
-
Date de l’accusé de réception ;
-
Date de la vérification de l’identité ;
-
Méthode de vérification de l’identité ;
-
Décision – demande d’accès acceptée ou refusée ;
-
Date de la communication des renseignements (si applicable).
4.9 Protection de la confidentialité
4.9.1 Tout le personnel impliqué dans le traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.
4.10 Gestion des plaintes et des recours
4.10.1 Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d’accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
4.10.2 Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).
5. Procédure de traitement des plaintes
5.1 Réception des plaintes
5.1.1 Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
5.1.2 Les employés doivent informer immédiatement le service responsable de la réception des plaintes.
5.2 Évaluation préliminaire
5.2.1 Le responsable désigné examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
5.2.2 Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification doit être fournie au plaignant.
5.3 Enquête et analyse
5.3.1 Le responsable chargé de la plainte mène une enquête approfondie en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents.
5.3.2 Le responsable doit être impartial et avoir l’autorité nécessaire pour résoudre la plainte.
5.3.3 Le responsable doit maintenir la confidentialité des informations liées à la plainte et veiller à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.
5.4 Résolution de la plainte
5.4.1 Le responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.
5.4.2 Les solutions peuvent inclure des mesures correctives, des compensations financières ou toute autre action nécessaire pour résoudre la plainte de manière satisfaisante.
5.5 Communication avec le plaignant
5.5.1 Le responsable de la plainte communique régulièrement avec le plaignant pour le tenir informé de l’avancement de l’enquête et de la résolution de la plainte.
5.5.2 Toutes les communications doivent être professionnelles, empathiques et respectueuses.
5.6 Clôture de la plainte
5.6.1 Une fois la plainte résolue, le responsable de la plainte doit fournir une réponse écrite au plaignant, résumant les mesures prises et les solutions proposées.
5.6.2 Toutes les informations et documents relatifs à la plainte doivent être conservés dans un dossier confidentiel.
Dernière mise à jour : 10 octobre 2023
responsable de la protection des renseignements personnels
François Menet
[email protected]
Canada
E-mail : [email protected]
